Hàng tồn kho

Phạm vi quản lý hàng tồn kho liên quan đến sự cân bằng giữa sự bổ sung trong khoảng thời gian thực hiện công đoạn sản xuất, chi phí tồn kho, quản lý tài sản, dự báo hàng tồn kho, định giá hàng tồn kho, tính minh bạch hàng tồn kho, dự báo giá hàng tồn kho trong tương lai, hàng tồn kho vật lý, không gian vật lý, quản lý chất lượng, bổ sung, đổi trả lại và lỗi hàng hóa, và dự báo nhu cầu. Cân bằng các yêu cầu cạnh tranh này dẫn đến mức tồn kho tối ưu, đó là một quá trình liên tục khi doanh nghiệp cần thay đổi và phản ứng với môi trường rộng lớn hơn.

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến một nhà bán lẻ là tìm cách để có được và duy trì một chủng loại hàng hóa thích hợp trong khi việc đặt hàng, vận chuyển, xử lý và chi phí liên quan được khống chế. Nó cũng liên quan đến hệ thống và quy trình xác định yêu cầu hàng tồn kho, đặt mục tiêu, cung cấp kỹ thuật bổ sung, báo cáo trạng thái tồn kho thực tế và dự kiến và xử lý tất cả các chức năng liên quan đến theo dõi và quản lý vật tư. Điều này sẽ bao gồm việc giám sát vật tư vào và ra khỏi các vị trí kho và điều chỉnh số dư hàng tồn kho. Nó cũng có thể bao gồm phân tích ABC, theo dõi lô hàng, hỗ trợ đếm chu kỳ, vv. Quản lý hàng tồn kho với mục tiêu chính là xác định / kiểm soát mức tồn kho trong phạm vi hệ thống phân phối vật lý, vận hành để cân bằng nhu cầu sản phẩm sự cần thiết phải giảm thiểu chi phí dự trữ và xử lý hàng tồn kho.

Lý do tồn kho hàng hóa

Có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho.

1. Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng (gọi thời gian thực hiện - tiếng Anh: lead time), từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua.
2. Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất là cố định. Điều này có thể dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như ví dụ về hàng hóa tiêu thụ chỉ trong các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đoán tiêu thụ trong tương lai.
3. Tính bất định: Có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm sốc.
4. Tính kinh tế nhờ quy mô: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao hàng. Điều này khiến cho chi phí logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí logistics.
5. Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho đạt được giá trị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất. Ví dụ bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia.

Tất cả những lý do trên có thể áp dụng cho bất kỳ chủ sở hữu hoặc sản phẩm nào.

Các thuật ngữ đặc biệt được sử dụng giải quyết quản lý hàng tồn kho

• Đơn vị lưu kho (SKU: Stock-Keeping Unit): SKU là số nhận dạng nội bộ rõ ràng được gán cho từng sản phẩm và các biến thể của chúng. SKU có thể là bất kỳ kết hợp nào giữa các chữ cái và số được chọn, miễn là hệ thống nhất quán và được sử dụng cho tất cả các sản phẩm hàng tồn kho.^[6]
• Hết hàng trong kho (Stockout): Có nghĩa là hết hàng tồn kho của một SKU.^[7]
• "Hàng tồn kho lâu năm" (NOS: New old stock): Là một thuật ngữ được sử dụng trong kinh doanh để chỉ những mặt hàng đang được chào bán đã được sản xuất từ lâu nhưng chưa bao giờ được sử dụng. Các hàng hóa như vậy có thể không được sản xuất nữa và tồn kho lâu năm có thể đại diện cho nguồn thị trường duy nhất của một mặt hàng cụ thể tại thời điểm hiện tại.

Các loại hình

1. Hàng tồn kho an toàn/Hàng tồn kho đệm (safety stock/ buffer)
2. Ngưỡng tái cấp
3. Hàng tồn kho theo chu kỳ (cycle stock): Được sử dụng trong các quy trình sản xuất theo lô. Nó là hàng tồn kho có sẵn, không bao gồm hàng tồn kho đệm.
4. Tách rời (de-coupling): Hàng tồn kho đệm giữa các máy trong một quy trình duy nhất, đóng vai trò là vật đệm cho máy tiếp theo cho phép luồng công việc trôi chảy thay vì chờ máy trước hoặc máy tiếp theo trong cùng một quy trình.
5. Hàng tồn kho dự báo (anticipation stock): Hàng tồn kho tích lũy cho các giai đoạn nhu cầu tăng cao. Ví dụ: Kem cho mùa hè.
6. Hàng tồn kho trên đường vận chuyển (pipeline stock): Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển hoặc đang trong quá trình phân phối - đã rời khỏi nhà máy nhưng chưa đến tay khách hàng.

Lượng sử dụng trung bình hàng ngày / hàng tuần X Thời gian thực hiện tính theo ngày + Lượng hàng tồn kho an toàn

Ví dụ về hàng tồn kho

Trong khi các nhân viên kế toán thường thảo luận về hàng tồn kho theo quan điểm coi như mặt hàng để bán thì các tổ chức - nhà sản xuất, nhà cung cấp dịch vụ và tổ chức phi lợi nhuận - cũng có hàng tồn kho (đồ đạc, đồ nội thất, vật tư, v.v.) mà họ không có ý định bán. Hàng tồn kho của các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn thường nằm trong nhà kho. Hàng tồn kho của các nhà bán lẻ có thể tồn tại trong kho hoặc trong cửa hàng, nơi khách hàng có thể tiếp cận. Hàng tồn kho không dành để bán cho khách hàng hoặc người tiêu dùng có thể được giữ trong bất kỳ cơ sở nào mà tổ chức sử dụng. Tồn kho giữ nằm im một số tiền và nếu không được kiểm soát sẽ không thể biết được mức độ thực tế của hàng tồn kho và do đó không thể kiểm soát chúng.

Tuy có nhiều lý do nắm giữ hàng tồn kho đã được đề cập trước đó, hầu hết các tổ chức sản xuất thường chia hàng tồn kho "hàng hóa để bán" của họ thành:

• Nguyên vật liệu – Vật liệu và các thành phần dự kiến sử dụng trong việc tạo ra một sản phẩm.
• Sản phẩm đang chế tạo (WIP) hay bán thành phẩm – Vật liệu và các thành phần đã bắt đầu quá trình chuyển đổi sang thành phẩm.
• Thành phẩm – Hàng sẵn sàng để bán cho khách hàng.
• Hàng hóa để bán lại - Hàng trả lại có thể bán được.
• Hàng tồn kho trên đường vận chuyển.
• Hàng tồn kho ký gửi - Hàng gửi để bán.
• Cung cấp duy trì.

Ví dụ:

Sản xuất chế tạo

Kho vật liệu của một nhà sản xuất thực phẩm đóng hộp bao gồm các thành phần để tạo thành thực phẩm đóng hộp, hộp/lon rỗng và nắp đậy của chúng (hoặc các cuộn thép hay nhôm để sản xuất các thành phần đó), nhãn mác và bất kỳ thứ gì khác (như vật liệu hàn, keo v.v.) sẽ hình thành một phần của một hộp/lon hoàn chỉnh. Bán thành phẩm của công ty bao gồm các vật liệu đó từ khi đưa chúng vào sản xuất cho đến khi hoàn thành và sẵn sàng để bán cho các khách hàng bán buôn hay bán lẻ. Đây có thể là các thùng đựng thức ăn đã chuẩn bị, lon đầy chưa được dán nhãn hay các thành phần thực phẩm đã được pha trộn một phần. Nó cũng có thể bao gồm các lon thành phẩm chưa được đóng vào thùng cacton hay các tấm nâng hàng. Hàng thành phẩm tồn kho của công ty bao gồm tất cả các hộp/lon đã chứa đầy thực phẩm và dán nhãn mác đang nằm trong kho mà công ty đã sản xuất và muốn bán cho các nhà phân phối thực phẩm (bán buôn), cho các cửa hàng tạp hóa (nhà bán lẻ) và thậm chí có thể cho người tiêu dùng thông qua các thỏa thuận như cửa hàng nhà máy và các trung tâm tiêu thụ.

Dự án vốn

Công việc đã hoàn thành một phần (hoặc công việc đang xử lý) là thước đo hàng tồn kho tích lũy trong quá trình thực hiện công việc của một dự án vốn,^[8][9][10] như gặp phải trong xây dựng cơ sở hạ tầng dân sự hoặc dầu khí. Hàng tồn kho có thể không chỉ phản ánh các mặt hàng vật lý (như vật liệu, bộ phận, cụm phụ đã hoàn thành một phần) mà còn cả quá trình xử lý kiến thức (như thiết kế kỹ thuật đã hoàn thành một phần của các thành phần và các bộ phận lắp ráp sẽ được chế tạo).

Hàng tồn kho ảo

Một "hàng tồn kho ảo" (còn được gọi là "hàng tồn kho ngân hàng") cho phép một nhóm người dùng chia sẻ các phần chung, đặc biệt là tính sẵn sàng của chúng trong thời gian ngắn có thể là quan trọng nhưng có thể chúng không có khả năng đáp ứng yêu cầu của nhiều hơn một vài thành viên ngân hàng cùng một thời điểm.^[11] Hàng tồn kho ảo cũng cho phép các nhà phân phối và nhà thực thi vận chuyển hàng hóa đến các nhà bán lẻ trực tiếp từ hàng tồn kho bất kể hàng tồn kho được lưu giữ trong một cửa hàng bán lẻ, phòng kho (trong một cửa hàng) hay kho.^[12]

Chi phí liên quan đến hàng tồn kho

Có một số chi phí liên quan đến hàng tồn kho:

• Chi phí đặt hàng
• Chi phí thiết lập
• Chi phí dự trữ trong kho
• Chi phí do thiếu hàng dự trữ

Mục đích

Cân đối hàng tồn kho là mục tiêu của quản lý hàng tồn kho theo nhu cầu. Kết quả tối ưu chính là có sẵn số lượng hàng tồn kho trong cùng một số ngày (hoặc giờ, v.v.) đối với tất cả các sản phẩm để thời gian hết hàng của tất cả các sản phẩm sẽ đồng thời. Trong trường hợp như vậy sẽ không có "hàng tồn kho dư thừa", nghĩa là hàng tồn kho sẽ còn sót lại của một sản phẩm khác khi sản phẩm đầu tiên hết hàng. Hàng tồn kho dư thừa là gần tối ưu vì tiền chi ra để có được nó có thể đã được sử dụng tốt hơn ở nơi khác, tức là cho sản phẩm vừa hết.

Mục tiêu thứ hai của cân đối hàng tồn kho là tối thiểu hóa hàng tồn kho. Bằng cách tích hợp dự báo nhu cầu chính xác với quản lý hàng tồn kho, thay vì chỉ nhìn vào mức trung bình trong quá khứ, một kết quả chính xác và tối ưu hơn nhiều được mong đợi.

Việc tích hợp dự báo nhu cầu vào quản lý hàng tồn kho theo cách này cũng cho phép dự đoán điểm "có thể phù hợp" khi việc lưu trữ hàng tồn kho bị giới hạn trên cơ sở mỗi sản phẩm.

Ứng dụng

Kỹ thuật cân đối hàng tồn kho là thích hợp nhất đối với hàng tồn kho mà người tiêu dùng chưa từng thấy, trái ngược với các hệ thống "luôn chứa đầy" nơi người tiêu dùng mua lẻ muốn xem toàn bộ kệ sản phẩm họ muốn mua để không nghĩ rằng họ đang mua thứ gì đó cũ kỹ, không mong muốn hoặc lỗi thời; và phân biệt với các hệ thống "điểm kích hoạt" nơi sản phẩm được cấp thêm khi đạt đến một mức nhất định; cân đối hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả bởi các quy trình sản xuất đúng lúc và các ứng dụng bán lẻ nơi mà sản phẩm bị ẩn khỏi tầm nhìn.

Một ví dụ ban đầu về cân đối hàng tồn kho được sử dụng trong một ứng dụng bán lẻ ở Hoa Kỳ là cho nhiên liệu động cơ. Nhiên liệu động cơ (ví dụ: xăng) thường được lưu trữ trong các bể chứa dưới lòng đất. Những người lái xe không biết họ đang mua xăng ở đỉnh hay đáy bể, mà họ cũng không cần quan tâm tới điều đó. Ngoài ra, các bể chứa này có dung lượng tối đa và không thể chứa đầy. Cuối cùng, sản phẩm đắt tiền. Cân đối hàng tồn kho được sử dụng để cân bằng hàng tồn kho của các loại nhiên liệu động cơ khác nhau, mỗi loại được lưu trữ trong các bể chuyên dụng, tỷ lệ với doanh số của từng loại. Hàng tồn kho dư thừa không được nhìn thấy hay được đánh giá bởi người tiêu dùng, vì vậy nó chỉ đơn giản là tiền chìm (theo nghĩa đen) trong đất. Cân đối hàng tồn kho giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa trong các bể chứa dưới lòng đất. Ứng dụng này cho nhiên liệu động cơ được phát triển và triển khai lần đầu tiên bởi Petrolsoft Corporation vào năm 1990 cho Công ty Sản phẩm Chevron. Hầu hết các công ty xăng dầu lớn sử dụng các hệ thống như vậy ngày nay.^[13]

Nguồn gốc

Việc sử dụng cân đối hàng tồn kho ở Hoa Kỳ được cho là lấy cảm hứng từ quản lý hàng tồn kho đúng lúc của Nhật Bản nổi tiếng là Toyota trong thập niên 1980.^[14]

Dường như khoảng năm 1880^[15] đã có sự thay đổi trong thực tiễn sản xuất từ các công ty có dòng sản phẩm tương đối đồng nhất sang các công ty tích hợp theo chiều ngang với sự đa dạng chưa từng thấy trong quy trình và sản phẩm. Những công ty đó (đặc biệt là ngành gia công kim loại) đã cố gắng đạt được thành công thông qua tính kinh tế theo phạm vi - lợi ích của việc cùng sản xuất hai hoặc nhiều sản phẩm trong một cơ sở. Các nhà quản lý hiện cần thông tin về ảnh hưởng của các quyết định pha trộn sản phẩm đến lợi nhuận chung và do đó cần thông tin giá thành sản phẩm chính xác. Một loạt các nỗ lực để đạt được điều này đã không thành công do chi phí rất lớn cho việc xử lý thông tin thời đó. Tuy nhiên, nhu cầu lớn lên về báo cáo tài chính sau năm 1900 đã tạo ra áp lực không thể tránh khỏi đối với kế toán tài chính tồn kho và nhu cầu quản lý đối với các sản phẩm quản trị giá thành trở nên lu mờ. Cụ thể, chính sự cần thiết của các tài khoản được kiểm toán đã đóng dấu số phận của kế toán quản trị giá thành. Sự thống trị của kế toán báo cáo tài chính đối với kế toán quản trị giá thành vẫn còn tồn tại cho đến ngày nay với một vài ngoại lệ, và các định nghĩa về 'giá thành' của báo cáo tài chính đã làm méo mó kế toán quản trị 'giá thành' hiệu quả kể từ thời điểm đó. Điều này đặc biệt đúng với hàng tồn kho.

Do đó, hàng tồn kho tài chính cấp cao có hai công thức cơ bản này, liên quan đến kỳ kế toán:

1. Giá thành của hàng tồn kho đầu kỳ + mua hàng tồn kho trong kỳ + giá thành sản xuất trong kỳ = Giá vốn hàng có sẵn
2. Giá vốn hàng có sẵn - giá thành hàng tồn kho cuối kỳ = giá vốn hàng bán

Lợi ích của các công thức này là công thức 1 chuyển tất cả các chi phí sản xuất và nguyên vật liệu vào giá trị hàng tồn kho để báo cáo. Công thức thứ hai sau đó tạo điểm bắt đầu mới cho kỳ tiếp theo và đưa ra một con số được trừ vào giá bán để xác định một dạng nào đó của tỷ lệ lợi nhuận bán hàng.

Quản lý sản xuất quan tâm nhiều hơn đến tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho hoặc số ngày trung bình để bán hàng tồn kho vì nó cho họ biết điều gì đó về mức tồn kho tương đối.

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho (còn được gọi là số vòng quay hàng tồn kho) = giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho trung bình = Giá vốn hàng bán / ((Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng tồn kho cuối kỳ) / 2)

và nghịch đảo của nó

Số ngày bán hàng tồn kho trung bình = Số ngày trong năm / Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho = 365 ngày một năm / Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho

Tỷ lệ này ước tính số lần hàng tồn kho quay vòng trong một năm. Con số này cho biết có bao nhiêu tiền mặt / hàng hóa được gắn vào quá trình chờ và là thước đo quan trọng của độ tin cậy và hiệu quả của quy trình. Vì vậy, một nhà máy với 2 vòng quay hàng tồn kho có 6 tháng hàng tồn kho, thường không phải là một con số tốt (tùy thuộc vào ngành), trong khi một nhà máy chuyển từ 6 vòng quay sang 12 vòng quay có thể đã cải thiện tính hiệu quả 100%. Cải thiện này sẽ có một số kết quả tiêu cực trong báo cáo tài chính, vì 'giá trị' hiện được lưu trữ trong nhà máynhư là hàng tồn kho bị giảm xuống.

Mặc dù các biện pháp kế toán hàng tồn kho này rất hữu ích vì tính đơn giản của chúng, nhưng chúng cũng đầy nguy hiểm với các giả định của chính chúng. Trên thực tế, có rất nhiều điều có thể thay đổi ẩn dưới sự xuất hiện đơn giản này mà nhiều giả định 'điều chỉnh' có thể được sử dụng. Bao gồm các:

• Xác định cụ thể
• Mức thấp của chi phí hoặc giá thị trường
• Chi phí bình quân gia quyền
• Chi phí trung bình biến đổi
• FIFO và LIFO.
• Lý thuyết hàng đợi.^[16]

Vòng quay hàng tồn kho là một công cụ kế toán tài chính để đánh giá hàng tồn kho và nó không nhất thiết là một công cụ quản lý. Quản lý hàng tồn kho cần có cái nhìn tiên tiến. Phương pháp được áp dụng dựa trên giá vốn hàng bán trong quá khứ. Tỷ lệ có thể không thể phản ánh khả năng sử dụng của nhu cầu sản xuất trong tương lai, cũng như nhu cầu của khách hàng.

Các mô hình kinh doanh, bao gồm hàng tồn kho đúng lúc (JIT), hàng tồn kho do nhà cung cấp (VMI) và hàng tồn kho do khách hàng quản lý (CMI), cố gắng giảm thiểu hàng tồn kho trong tay và tăng vòng quay hàng tồn kho. VMI và CMI đã đạt được sự chú ý đáng kể do sự thành công của các nhà cung cấp bên thứ ba, những người cung cấp thêm kiến thức và kiến thức mà các tổ chức có thể không sở hữu.

Quản lý hàng tồn kho trong thời hiện đại là định hướng trực tuyến và khả thi hơn trong kỹ thuật số. Kiểu quản lý đơn hàng động này sẽ đòi hỏi khả năng hiển thị từ đầu đến cuối, cộng tác giữa các quy trình thực hiện, tự động hóa dữ liệu thời gian thực giữa các công ty khác nhau và tích hợp giữa nhiều hệ thống.^[17]

Mỗi quốc gia có các quy tắc riêng về kế toán cho hàng tồn kho phù hợp với quy tắc báo cáo tài chính của họ.

Ví dụ: các tổ chức ở Hoa Kỳ xác định hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu của họ theo Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP) của Hoa Kỳ, các quy tắc được xác định bởi Ủy ban chuẩn mực kế toán tài chính (FASB) (và các tổ chức khác) và được Ủy ban giao dịch chứng khoán Hoa Kỳ (SEC)) và các cơ quan liên bang và tiểu bang khác. Các quốc gia khác thường có các thỏa thuận tương tự nhưng với các tiêu chuẩn kế toán của riêng họ và các cơ quan quốc gia thay thế.

Có chủ ý rằng kế toán tài chính sử dụng các tiêu chuẩn cho phép công chúng so sánh hiệu suất của các công ty, chức năng kế toán chi phí trong nội bộ với một tổ chức và có khả năng linh hoạt hơn nhiều. Một cuộc thảo luận về hàng tồn kho từ tiêu chuẩn kế toán chi phí và lý thuyết ràng buộc (thông lượng) dựa trên một số ví dụ và thảo luận về hàng tồn kho từ góc độ kế toán tài chính.

Chi phí / định giá nội bộ hàng tồn kho có thể phức tạp. Trong khi trước đây, hầu hết các doanh nghiệp điều hành các nhà máy đơn giản, một quy trình, các doanh nghiệp như vậy có lẽ là thiểu số trong thế kỷ 21. Khi các nhà máy 'một quá trình' tồn tại, có một thị trường cho hàng hóa được tạo ra, nơi thiết lập một giá trị thị trường độc lập cho hàng hóa. Ngày nay, với các công ty xử lý nhiều quy trình, có rất nhiều hàng tồn kho từng là hàng hóa thành phẩm hiện được coi là "công việc đang hoàn thành" (WIP). Điều này cần được định giá trong các tài khoản, nhưng việc định giá là một quyết định quản lý vì không có thị trường cho sản phẩm hoàn thành một phần. Việc 'định giá' WIP có phần tùy tiện này kết hợp với việc phân bổ chi phí cho nó đã dẫn đến một số kết quả không mong muốn và ngoài dự kiến.

Kế toán tài chính

Hàng tồn kho của một tổ chức có thể là một việc may mà cũng không may, vì nó được tính là một tài sản trên bảng cân đối kế toán, nhưng nó cũng liên kết tiền có thể phục vụ cho các mục đích khác và cần thêm chi phí để bảo vệ nó. Hàng tồn kho cũng có thể gây ra chi phí thuế đáng kể, tùy thuộc vào luật pháp của các quốc gia cụ thể về khấu hao hàng tồn kho, như trong Thor Power Tool Co. v. Commissioner.

Hàng tồn kho như một tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của tổ chức vì về nguyên tắc, tổ chức có thể biến nó thành tiền mặt bằng cách bán nó. Một số tổ chức nắm giữ hàng tồn kho lớn hơn hoạt động của họ yêu cầu để tăng giá trị tài sản rõ ràng và khả năng sinh lợi có thể nhận thấy được.

Ngoài số tiền bị ràng buộc bằng cách mua hàng tồn kho, hàng tồn kho còn mang lại chi phí liên quan cho không gian kho, cho các tiện ích và bảo hiểm để bảo vệ nhân viên xử lý và bảo vệ nó khỏi hỏa hoạn và các thảm họa khác, lỗi thời, hao hụt (trộm cắp và lỗi),... Chi phí lưu kho như vậy có thể tăng lên: giữa một phần ba và một nửa giá mua ban đầu của nó mỗi năm.

Các doanh nghiệp tồn kho quá ít hàng tồn kho không thể tận dụng các đơn đặt hàng lớn từ khách hàng nếu họ không thể giao hàng. Các mục tiêu mâu thuẫn của kiểm soát chi phí và dịch vụ khách hàng thường đặt các nhà quản lý tài chính và điều hành của một tổ chức chống lại các bộ phận tiếp thị và bán hàng của tổ chức. Nhân viên bán hàng, đặc biệt, thường nhận được các khoản thanh toán hoa hồng bán hàng, vì vậy hàng hóa không có sẵn có thể làm giảm thu nhập cá nhân tiềm năng của họ. Xung đột này có thể được giảm thiểu bằng cách giảm thời gian sản xuất xuống gần hoặc thấp hơn thời gian giao hàng dự kiến của khách hàng. Nỗ lực này, được gọi là "Sản xuất tinh gọn" sẽ giảm đáng kể vốn lưu động gắn liền với hàng tồn kho và giảm chi phí sản xuất (Xem Hệ thống sản xuất Toyota).

Vai trò của kế toán hàng tồn kho

Bằng cách giúp tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn, kế toán viên có thể giúp khu vực công thay đổi theo hướng rất tích cực mang lại giá trị gia tăng cho khoản đầu tư của người đóng thuế. Nó cũng có thể giúp khuyến khích sự tiến bộ và đảm bảo rằng cải cách là bền vững và hiệu quả trong dài hạn, bằng cách đảm bảo rằng thành công được ghi nhận một cách thích hợp trong cả hệ thống khen thưởng chính thức và không chính thức của tổ chức.

Để nói rằng họ có một vai trò quan trọng là một cách đánh giá thấp. Tài chính được kết nối với hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các quy trình kinh doanh chính trong tổ chức. Nó nên được chỉ đạo các hệ thống quản lý và trách nhiệm giải trình để đảm bảo rằng tổ chức đang tiến hành hoạt động kinh doanh của mình một cách phù hợp, có đạo đức. Điều quan trọng là những nền tảng này được đặt chắc chắn. Vì vậy, thường thì chúng là một bài trắc nghiệm đơn giản mà theo đó niềm tin của công chúng vào tổ chức là thắng hoặc thua.

Tài chính cũng nên được cung cấp thông tin, phân tích và tư vấn để cho phép các nhà quản lý dịch vụ của tổ chức hoạt động hiệu quả. Điều này vượt xa mối bận tâm truyền thống với ngân sách - chúng ta đã chi bao nhiêu cho đến nay, chúng ta còn lại bao nhiêu để chi tiêu? Đó là về việc giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hiệu suất của chính nó. Điều đó có nghĩa là tạo ra các kết nối và hiểu mối quan hệ giữa các đầu vào nhất định - các tài nguyên mang lại - và các đầu ra và kết quả mà chúng đạt được. Nó cũng là về sự hiểu biết và chủ động quản lý rủi ro trong tổ chức và các hoạt động của nó.

Kế toán FIFO vs. LIFO

Khi một thương gia mua hàng hóa từ hàng tồn kho, giá trị của tài khoản hàng tồn kho sẽ giảm bởi giá vốn hàng bán (COGS). Điều này là đơn giản khi chi phí không thay đổi trong số những người nắm giữ trong kho; nhưng nơi nào có, thì phải có một phương pháp đã được thống nhất để đánh giá nó. Đối với các mặt hàng mà một cá nhân không thể theo dõi riêng lẻ, kế toán phải chọn một phương pháp phù hợp với tính chất của việc bán hàng. Hai phương pháp phổ biến được sử dụng là: FIFO (nhập trước xuất trước) và LIFO (nhập sau xuất trước).

FIFO coi đơn vị đầu tiên xuất hiện trong kho là đơn vị đầu tiên được bán. LIFO coi đơn vị cuối cùng đến trong kho là đơn vị đầu tiên được bán. Phương pháp mà kế toán viên lựa chọn có thể có ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập ròng và giá trị sổ sách, quay vòng và thuế. Sử dụng kế toán LIFO cho hàng tồn kho, một công ty thường báo cáo thu nhập ròng thấp hơn và giá trị sổ sách thấp hơn, do ảnh hưởng của lạm phát. Điều này thường dẫn đến việc đánh thuế thấp hơn. Do tiềm năng của LIFO làm lệch giá trị hàng tồn kho, GAAP Vương quốc Anh và IAS đã cấm kế toán hàng tồn kho LIFO. Kế toán LIFO được cho phép tại Hoa Kỳ theo mục 472 của Bộ luật Thu nhập Nội bộ.^[18]

Kế toán chi phí tiêu chuẩn

Kế toán chi phí tiêu chuẩn sử dụng các tỷ số gọi là hiệu quả để so sánh lao động và nguyên liệu thực sự được sử dụng để sản xuất hàng hóa với những hàng hóa mà cùng một hàng hóa sẽ yêu cầu trong các điều kiện "tiêu chuẩn". Miễn là điều kiện thực tế và tiêu chuẩn là tương tự nhau, ít có vấn đề phát sinh. Thật không may, phương pháp kế toán chi phí tiêu chuẩn được phát triển khoảng 100 năm trước, khi nhân công là chi phí quan trọng nhất trong hàng hóa sản xuất. Các phương pháp tiêu chuẩn tiếp tục nhấn mạnh hiệu quả lao động mặc dù nguồn tài nguyên đó hiện chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong hầu hết các trường hợp.

Kế toán chi phí tiêu chuẩn có thể làm tổn thương các nhà quản lý, công nhân và các công ty theo nhiều cách. Ví dụ: quyết định chính sách tăng hàng tồn kho có thể gây tổn hại cho đánh giá hiệu suất của người quản lý sản xuất. Tăng hàng tồn kho đòi hỏi phải tăng sản xuất, có nghĩa là các quy trình phải hoạt động với tốc độ cao hơn. Khi (nếu như) có gì đó không ổn, quá trình này mất nhiều thời gian hơn và sử dụng nhiều hơn thời gian lao động tiêu chuẩn. Người quản lý dường như chịu trách nhiệm cho sự quá mức, mặc dù họ không có quyền kiểm soát đối với yêu cầu sản xuất hoặc vấn đề.

Trong thời kỳ kinh tế bất lợi, các công ty sử dụng hiệu quả tương tự để thu hẹp quy mô, quyền, hoặc giảm bớt lực lượng lao động của họ. Công nhân bị sa thải trong những trường hợp đó thậm chí còn kiểm soát ít hơn hàng tồn kho và hiệu quả chi phí vượt quá so với người quản lý của họ.

Nhiều kế toán viên tài chính và chi phí đã đồng ý trong nhiều năm về mong muốn thay thế kế toán chi phí tiêu chuẩn tuy nhiên chưa tìm thấy phương pháp khác thích hợp.

Kế toán chi phí theo lý thuyết ràng buộc

Eliyahu M. Goldratt đã phát triển Lý thuyết ràng buộc một phần để giải quyết các vấn đề kế toán chi phí trong cái mà ông gọi là "thế giới chi phí". Ông đưa ra một sự thay thế, được gọi là kế toán thông lượng, sử dụng thông lượng (tiền bán hàng hóa cho khách hàng) thay cho đầu ra (hàng hóa được sản xuất có thể bán hoặc có thể tăng hàng tồn kho) và coi lao động là cố định thay vì chi phí biến đổi. Ông định nghĩa hàng tồn kho đơn giản là mọi thứ mà tổ chức sở hữu mà nó dự định bán, bao gồm các tòa nhà, máy móc và nhiều thứ khác ngoài các danh mục được liệt kê ở đây. Kế toán thông lượng chỉ nhận ra một loại chi phí biến đổi: chi phí thực sự biến đổi, như vật liệu và thành phần, thay đổi trực tiếp với số lượng sản xuất.

Hàng tồn kho thành phẩm vẫn là tài sản của bảng cân đối, nhưng tỷ lệ hiệu quả lao động không còn đánh giá người quản lý và người lao động. Thay vì khuyến khích giảm chi phí lao động, kế toán thông lượng tập trung sự chú ý vào mối quan hệ giữa thông lượng (doanh thu hoặc thu nhập) một mặt và mặt khác có thể kiểm soát được chi phí hoạt động và thay đổi hàng tồn kho.

Hàng tồn kho cũng đóng một vai trò quan trọng trong các tài khoản quốc gia và phân tích chu kỳ kinh tế. Một số biến động kinh tế vĩ mô ngắn hạn được quy cho chu kỳ hàng tồn kho.

Còn được gọi là hàng ton kho xuống cấp hoặc hết hạn, hàng tồn kho xuống cấp là hàng tồn kho có tiềm năng được bán với chi phí bình thường đã hết hạn hoặc sẽ sớm hết hạn. Trong một số ngành công nghiệp cũng có thể có nghĩa là hàng tồn kho đang hoặc sẽ sớm không thể bán được. Ví dụ về hàng tồn kho xuống cấp bao gồm các sản phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc trước khi hết hạn và thị trường theo kế hoạch sẽ không còn mua chúng nữa (ví dụ: còn 3 tháng nữa là hết hạn), quần áo không còn thời trang, âm nhạc không còn phổ biến và báo cũ hoặc tạp chí. Nó cũng bao gồm máy tính hoặc thiết bị điện tử tiêu dùng đã lỗi thời hoặc ngừng sản xuất và nhà sản xuất không thể hỗ trợ nó, cùng với các sản phẩm sử dụng loại thiết bị đó, ví dụ: Thiết bị và video định dạng VHS.^[19]

Năm 2001, Cisco Systems đã xóa sổ lượng hàng tồn kho trị giá 2,25 tỷ USD do các đơn đặt hàng trùng lặp.^[20] Đây được coi là một trong những lần xóa sổ hàng tồn kho lớn nhất trong lịch sử kinh doanh.^{[cần dẫn nguồn]}

Xoay vòng hàng tồn kho là thực hành thay đổi cách trưng bày hàng tồn kho một cách thường xuyên. Điều này thường được sử dụng trong khách sạn và bán lẻ - đặc biệt là nơi bán các sản phẩm thực phẩm. Ví dụ, trong trường hợp siêu thị mà khách hàng thường xuyên lui tới, khách hàng có thể biết chính xác họ muốn gì và ở đâu. Điều này dẫn đến việc nhiều khách hàng đi thẳng vào sản phẩm họ tìm kiếm và không nhìn vào các mặt hàng khác được bán. Để ngăn chặn thực tế này, các cửa hàng sẽ đổi vị trí của hàng tồn kho để khuyến khích khách hàng xem qua toàn bộ cửa hàng. Điều này là với hy vọng khách hàng sẽ chọn những món đồ mà họ thường không thấy.^[21]

Tín dụng hàng tồn kho đề cập đến việc sử dụng hàng tồn kho làm tài sản thế chấp để tăng tài chính. Trường hợp các ngân hàng có thể miễn cưỡng chấp nhận tài sản thế chấp truyền thống, ví dụ ở các nước đang phát triển nơi thiếu đăng kí đất đai, tín dụng hàng tồn kho là một cách quan trọng để khắc phục những hạn chế tài chính. Đây không phải là một khái niệm mới; bằng chứng khảo cổ học cho thấy nó đã được thực hiện từ thời La Mã cổ đại. Vay tài chính bằng một loạt các sản phẩm được tổ chức trong một nhà kho hải quan là phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới. Ví dụ như là phô mai Parmesan ở Ý.^[22] Tín dụng hàng tồn kho trên cơ sở các sản phẩm nông nghiệp được lưu trữ được sử dụng rộng rãi ở các nước Mỹ Latinh và ở một số nước châu Á.^[23] Một điều kiện tiên quyết cho tín dụng đó là các ngân hàng phải tự tin rằng sản phẩm được lưu trữ sẽ có sẵn nếu họ cần gọi vào tài sản thế chấp; điều này ngụ ý sự tồn tại của một mạng lưới đáng tin cậy của các kho được chứng nhận.^[24] Các ngân hàng cũng phải đối mặt với các vấn đề trong việc định giá hàng tồn kho. Khả năng giá hàng hóa giảm đột ngột có nghĩa là họ thường miễn cưỡng cho vay hơn 60% giá trị hàng tồn kho tại thời điểm cho vay.

• Tạp chí Nghiên cứu Hàng tồn kho Quốc tế (International Journal of Inventory Research)

• Chu kỳ chuyển thành tiền mặt
• Hàng tồn kho uỷ thác
• Giá vốn hàng bán
• Số lượng đặt hàng kinh tế
• Đầu tư hàng tồn kho
• Phần mềm quản lý kho
• Nghiên cứu hoạt động
• Điểm nhúm (kinh tế học)
• Quản lý sản xuất dự án
• Cấp độ dịch vụ
• Phụ tùng
• Quản lý hàng tồn kho
• Số ngày tồn kho
• Số vòng quay hàng tồn kho

• Kieso, , DE; Warfield, TD; Weygandt, JJ (2007). Intermediate Accounting 8th Canadian Edition. Canada: John Wiley & Sons. ISBN 0-470-15313-X.
• Cannella S., Ciancimino E. (2010) Up-to-date Supply Chain Management: the Coordinated (S,R). In "Advanced Manufacturing and Sustainable Logistics". Dangelmaier W. et al. (Eds.) 175-185. Springer-Verlag Berlin Heidelberg, Germany.