Bilgi sistemi

Türk dilinde bilginin tanımı öğrenme, gözlem ve araştırma yoluyla elde edilen gerçek ve insan zihninin gelişmesi sonucunda ortaya çıkan zihni ürün anlamında kullanılmaktadır.^[1] Bir başka tanıma göre bilgi; verilerin karar alma sürecine destek verecek şekilde anlamlı bir biçime getirilmek üzere analiz edilerek işlenmesiyle ulaşılan sonuçlar olarak da tanımlanabilir^[2] Bilgi kavramı; Latince “informatio” kökünden gelen, biçim verme eylemi, şekillendirme ve haber verme eylemi olarak tanımlanmaktadır.^[3] Çeşitli yazarlara göre bilgi;Biçim verme eylemi, biçimlendirme ve bilgi-haber eylemi olarak adlandırılır.

Bilgi, verilerden elde edilen öznel bakıştır. Buradaki öznellik, genellikle mantıksal sorgulamalar sonucu oluşturulan kalıplara göre karşılaştırılarak oluşturulur.

Bilgi sistemleri, planlama, kontrol, analiz ve karar verme için bilgi toplama, muhafaza ve yayma amacıyla birlikte çalışan ve birbiriyle ilişkili unsurlar grubu olarak tanımlanır.Bir bilgi sisteminin işlevi, planlama kontrol ve karar desteği için veri ve bilgileri toplamak, islemek, kaydetmek, dönüştürmek ve yaymaktır. Bilgi sistemlerinin amacı, güvenilir bilgiyi gereken yer ve zamanda teslim edebilmesidir.^[4] Bilgi sistemleri, organizasyonlar tarafından üretilen, dış çevreden sağladıkları bilgiyi yöneten sistemlerdir. Sistem, birbiriyle bağlantılı öğelerin çevreden alınan girdiyi işleyip hedeflenen çıktılara dönüştürme sürecini ifade eder. Bu bakımdan bilgi sistemleri de dışarıdan ve içeriden girdi olarak bilgi ve veri sağlar. Bilgi sistemleri, bilgi ve veriyi işlem sürecinden geçirerek, anlamlı çıktılara dönüştürürler.^[5] Behan ve Holmes’e göre bilgi sistemi, belirli hedefleri karşılamak üzere, verileri karar verici için anlamlı bilgilere çeviren insan gücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir dizidir. En yaygın anlamıyla bilgi sistemi, enformasyonun çeşitli ihtiyaçları gidermek üzere düzenlenmesi, işlenmesi, depolanması ve istenildiği zaman iletilmesi için organize edilmiş bir kurallar bütünüdür.^[6]Bilgi sistemleri, organizasyon içinde ve dıs çevresinde organizasyon için önemli sayılabilecek her konu hakkında bilgi içermektedir. Bilgi sistemi üç aktivite ile karar verme, işlemlerin kontrolü, problemlerin çözümü ve yeni ürünler veya hizmetler oluşturmada organizasyonların ihtiyaç duyduğu bilgiyi üretmektedir. Bu aktiviteler ise,girdi, çıktı ve işlemdir.

• Girdi: Organizasyonun içinden veya dış çevresinden, ham bilgileri toplamak.
• İşlem: Bu ham bilgiye bir anlam kazandırmak.
• Çıktı: İşlenmiş bilgiyi, insanlara veya kullanıcıya aktarmaktır.^[7]

• Organizasyondaki mevcut ya da potansiyel durumlarla ilgili karışıklığı en az düzeye indirmek veya tamamen ortadan kaldırmak.
• Herhangi bir durumda yöneticiye karar almasını gerektirecek bilgiyi tedarik etmek veya karar sürecinde gerekli olan bilgiyi temin etmek.
• Organizasyonun etkili bir şekilde çalışmasını, üretilen mal ve hizmetlerin kalitesini artırmayı sağlayan, organizasyon içi ve dışı önemli bilgileri ortaya koymak.
• İhtiyaç duyulan bilgiyi; zamanında, uygun biçimde ve yerde sunmaktır.^[8]

Tüm bilgisayar destekli bilgi sistemleri donanım, yazılım, veri, insan ve işlemler (yöntemler) olmak üzere beş unsurdan oluşur. Tüm bilgi sistemleri, teknoloji ve insan unsurlarına dayanmaktadır ve bilgi sistemlerinin işleyişinde insan unsuru önemli yere sahiptir sahiptir.

1. Donanım

Verinin bilgiye çevrilmesinde kullanılan fiziksel aletlerdir. Donanım, bilgi sistemlerinin işleyişinde, toplanan bilginin depolanması, analiz edilmesi ve raporlanması için gerekli yazılımların çalışmasını ve kullanıcıların sistemle ilişki kurmasını sağlayan teknolojik unsurlardır.Bilgisayar unsurları, yazıcılar, bellek birimleri ve diğerleri donanım elemanlarıdır. Yöneticiler sistemde ihtiyaç duydukları her türlü bilgiye donanım elemanları vasıtasıyla hızla ulaşırlar. Bu nedenle, bilgi sistemleri işletmelerde genellikle büyük bilgisayar sistemleri veya kişisel bilgisayarların oluşturduğu ağlar üzerinden çalışmaktadır.

2. Yazılım

Sistem ve uygulama programlarının tümüne yazılım denir. Sistem, yazılımları donanım elemanlarını işleten, yönlendiren ve bir bütünlük içinde çalışmasını ve kullanılmasını sağlayan işlemlerden ve programlardan oluşur. Bunlardan işletim sistemleri, donanımın uygulama programlarını yönlendirir ve çalıştırılmasına yardımcı olur.

3. Dosyalama

İşletmelerin bilgi sistemlerinden bekledikleri yararı en üst düzeye çıkarmak için, bilgi girişinin uygun bir yapıda düzenlenmesi gerekir. Bilgi işleme sistemleri ile bilgi haline getirilen verilerin dosyalanıp kullanıcıya kadar saklanması gerekir. Bundan dolayı bilgi kaynağının oluşumunu bilginin bütünlüğünü sağlamak için, dosyalama amaçlı kullanılan genel tanım ve kavramlarla dosya türlerinin bilinmesi gerekir.

4. İnsan

İnsan iş çevresi ile bilgiyi ilişkilendirerek işlerinde bilgisayara dayalı bilgi sistemleri kullanan kişidir.Bilgi sistemlerinde insan unsuru çok önemlidir. Çünkü bugün bilgi sistemlerindeki hatalar teknolojik hatalardan ziyade, insan problemlerinden kaynaklanmaktadır.^[9]